Secrétaire IA : vos appels et vos messages WhatsApp pris en charge, 24h/24
Pendant que vous êtes en rendez-vous, sur un chantier ou fermé, Natalia répond au téléphone et sur WhatsApp. Elle note qui appelle et pourquoi, répond aux questions pratiques, repère l'urgence et vous transmet chaque demande. C'est un secrétariat téléphonique, pas un assistant de direction : votre agenda et votre boîte mail restent à vous.
24h/24 au téléphone et sur WhatsApp
0 € de frais de mise en place
48 h pour un pilote sur vos appels
Qu'est-ce qu'une secrétaire IA ?
Une secrétaire IA est un agent qui tient le secrétariat téléphonique d'une petite structure. Elle répond aux appels et aux messages WhatsApp, prend des messages complets, répond aux questions pratiques, repère les urgences et transmet chaque demande de rappel ou de rendez-vous à la bonne personne. Elle répond à toute heure, sans file d'attente.
Elle sert aux artisans, cabinets, agences et indépendants qui ne peuvent pas décrocher pendant leur travail. Elle ne gère ni votre agenda, ni votre boîte mail, ni vos tâches administratives : ce n'est pas un assistant de direction.
Publié le 22 octobre 2026. Mis à jour le 22 octobre 2026.
Ce que fait la secrétaire IA, et ce qu'elle ne fait pas
Son périmètre : le téléphone et WhatsApp de vos clients. Le secrétariat administratif et votre organisation personnelle restent chez vous.
Ce qu'elle fait
- Répondre au téléphone et sur WhatsApp à toute heure, avec le premier message que vous avez écrit
- Prendre des messages complets : nom, motif, coordonnées, moment où rappeler
- Répondre aux questions pratiques : horaires, adresse, prestations, pièces à fournir
- Repérer l'urgence selon vos règles et transférer l'appel au numéro prévu, avec un résumé
- Transmettre les demandes de rappel et de rendez-vous par e-mail, SMS ou WhatsApp
- Envoyer un SMS au client pendant ou après l'appel : adresse, lien, liste de pièces
Ce qu'elle ne fait pas
- Gérer votre agenda ou votre boîte mail
- Accueillir les visiteurs sur place
- Faire votre administratif : courrier, facturation, classement
- Servir d'assistant de direction ou d'assistant personnel
- Créer du contenu : ni posts, ni visuels, ni articles
- Donner un avis professionnel, juridique, comptable ou médical : elle note la question et vous la transmet
Si vous cherchez un assistant qui trie vos e-mails et organise vos journées, Natalia n'est pas le bon outil. Elle prend en charge ce que vos clients vous demandent au téléphone et sur WhatsApp.
Un appel avec la secrétaire IA, étape par étape
-
1
Elle répond
L'appelant entend votre premier message, avec la voix choisie. Même si vous êtes déjà en ligne : le forfait ne limite pas les appels simultanés.
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2
Elle note
Elle demande le nom, le motif, les coordonnées et le meilleur moment pour rappeler, puis reformule pour vérifier.
-
3
Elle trie
Question pratique : elle répond. Urgence selon vos règles : elle transfère vers le numéro prévu. Le reste devient un message.
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4
Vous rappelez
Vous recevez la demande par e-mail, SMS ou WhatsApp. Transcription et enregistrement restent dans la console.
Les tâches de secrétariat qu'elle prend en charge
Celles qui vous interrompent en pleine journée, au téléphone et sur WhatsApp.
-
Prise de messages
Chaque appel que vous ne pouvez pas prendre devient un message lisible : qui, pourquoi, comment le joindre. Plus de répondeur à réécouter.
-
Filtrage des appels
Vous décidez de ce qui doit vous être transféré tout de suite et de ce qui peut attendre un rappel.
-
Demandes de rappel et de rendez-vous
Elle recueille le créneau souhaité et vous le transmet. Si votre outil de réservation a une API, elle peut y enregistrer la demande.
-
Messages WhatsApp
Vos clients écrivent sur WhatsApp, elle répond avec les mêmes informations qu'au téléphone, sur un numéro que Natalia vous fournit.
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Permanence hors horaires
Le soir, le week-end, pendant vos congés : les demandes sont prises et vous attendent au retour.
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Envoi d'informations
Adresse, lien, liste de pièces à fournir : elle les envoie par SMS au client pendant ou après l'appel.
Secrétaire IA, télésecrétariat ou répondeur : lequel choisir ?
Trois façons de ne pas laisser un appel sans réponse. Chacune a sa place.
| Critère | Secrétariat humain ou télésecrétariat | Répondeur | Secrétaire IA Natalia |
|---|---|---|---|
| Disponibilité | Horaires du poste ou du contrat | 24h/24 | 24h/24 |
| Prend un message complet | Oui | Si l'appelant en laisse un | Oui, avec les questions que vous avez prévues |
| Répond aux questions pratiques | Oui | Non | Oui, à partir de vos informations |
| Repère l'urgence | Oui | Non | Oui, selon vos règles |
| Selon le prestataire | Non | Oui, avec le même agent | |
| Agenda, tâches administratives | Selon le contrat | Non | Non |
| Situation délicate | Oui | Non | Non : l'appel vous est transféré |
Un secrétariat humain garde l'avantage sur les situations délicates et le travail administratif. La secrétaire IA prend les appels et messages courants, à toute heure, et vous transmet le reste.
Pour qui ?
Les petites structures où la personne qui décroche est aussi celle qui travaille.
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Expert-comptable
Questions de clients et demandes de rappel triées pour le bon collaborateur.
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Artisans et rénovation
Demandes de devis notées pendant le chantier, avec l'adresse et le besoin.
-
Agence immobilière
Appels pris pendant les visites, demandes transmises à l'agent concerné.
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Assurance
Messages pour le bon conseiller, urgences de sinistre transférées.
-
Santé et matériel médical
Demandes de clients notées et transmises, sans avis médical.
-
Restauration
Le téléphone pris en plein service, la demande notée et transmise.
Combien coûte une secrétaire IA ?
Les tarifs publics de Natalia, hors taxes, sans frais de mise en place.
Agent Voice, forfait Essentiel
700 minutes de conversation (environ 350 appels de 2 minutes), 1 numéro, appels simultanés illimités, transcription et enregistrement.
Agent Chat, forfait Essentiel
Pour les messages WhatsApp seuls : 50 conversations WhatsApp comprises, puis 0,30 € la conversation.
Mise en place
Pas de frais d'installation. Remise de 12 % avec l'engagement annuel.
Tarifs publics HT relevés le 22 octobre 2026. Au-delà du forfait Voice : 0,20 € la minute. Forfaits Pro (249 €) et Entreprise (499 €) pour plus de volume. Voir le détail des forfaits
Mise en place : un pilote sur vos appels en 48 heures
-
1
Votre numéro
Vous renvoyez votre numéro habituel vers l'agent, ou Natalia vous en fournit un. Pas de changement d'opérateur.
-
2
Vos règles
Vous écrivez son premier message, ce qu'elle doit savoir sur votre activité, ce qui compte comme une urgence et qui prévenir.
-
3
Le pilote
Vous l'essayez dans la console, puis sur vos vrais appels. Vous ajustez ses consignes au fil des premiers jours.
Questions fréquentes sur la secrétaire IA
Une secrétaire IA remplace-t-elle une secrétaire ?
Quelle différence entre une secrétaire IA et un télésecrétariat ?
Une assistante virtuelle IA, c'est la même chose ?
Combien coûte une secrétaire IA ?
Peut-elle gérer mon agenda ?
Comment suis-je prévenu d'un message ?
Mes clients savent-ils qu'ils parlent à une IA ?
Puis-je garder mon numéro ?
Que deviennent les conversations ?
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Agent IA SMS
Envoyer une information au client pendant ou après l'appel
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Tarifs
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