Réceptionniste IA : votre accueil au téléphone et sur WhatsApp, 24h/24

Natalia décroche les appels de vos clients, comprend ce qu'ils veulent, répond aux questions courantes et transfère au bon interlocuteur avec le contexte. Si l'appelant préfère écrire, la conversation continue sur WhatsApp. Les visiteurs sur place et l'agenda du dirigeant restent hors de son périmètre.

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24h/24 au téléphone et sur WhatsApp

0 € de frais de mise en place

48 h pour un pilote sur vos appels

Qu'est-ce qu'une réceptionniste IA ?

Une réceptionniste IA, aussi appelée réceptionniste virtuelle, est un agent vocal qui décroche le téléphone de l'entreprise à la place d'une personne d'accueil et traite seul les demandes courantes. Elle salue l'appelant, comprend sa demande en langage naturel, répond aux questions simples, puis transfère l'appel au bon service ou prend un message complet. Chez Natalia, le même agent répond aussi sur le numéro WhatsApp de l'entreprise.

Elle sert aux entreprises dont l'accueil sature aux heures de pointe, ou qui n'ont personne pour décrocher le soir et le week-end. Elle ne remplace pas un accueil physique : elle ne reçoit pas les visiteurs et ne gère ni l'agenda ni la boîte mail du dirigeant.

Publié le 22 octobre 2026. Mis à jour le 22 octobre 2026.

Ce que fait la réceptionniste IA, et ce qu'elle ne fait pas

Son périmètre est l'accueil de vos clients au téléphone et sur WhatsApp. Le reste du poste d'accueil reste chez vous.

Ce qu'elle fait

  • Décrocher les appels entrants à toute heure, y compris quand plusieurs clients appellent en même temps
  • Comprendre la demande et répondre aux questions courantes à partir de vos informations : horaires, adresse, prestations, documents
  • Transférer l'appel à la bonne personne ou au bon numéro, avec un résumé de la conversation
  • Prendre un message complet et prévenir la bonne personne par e-mail, SMS ou WhatsApp
  • Poursuivre la conversation sur WhatsApp quand l'appelant préfère écrire
  • Enregistrer la demande dans votre CRM ou votre outil métier, s'il a une API

Ce qu'elle ne fait pas

  • Accueillir les visiteurs sur place : ni borne, ni badge, ni registre d'entrée
  • Gérer l'agenda, la boîte mail ou les tâches personnelles du dirigeant
  • Servir d'assistant de direction en interne
  • Créer du contenu : ni posts, ni visuels, ni articles
  • Trancher une réclamation sensible ou une négociation : elle passe la main à une personne de votre équipe

Pour l'agenda et l'assistance de direction, un assistant personnel ou une personne dédiée reste le bon choix. Natalia se concentre sur ce que vos clients vous demandent au téléphone et sur WhatsApp.

Un appel avec la réceptionniste IA, étape par étape

  1. 1

    Elle décroche

    L'appelant entend le premier message que vous avez écrit, avec la voix choisie dans la console. Aucun menu à touches.

  2. 2

    Elle écoute et précise

    Il explique sa demande avec ses mots. Elle pose les questions utiles : nom, objet, urgence, numéro de rappel.

  3. 3

    Elle répond ou elle oriente

    Question courante : elle répond. Demande pour un service : elle transfère l'appel au bon numéro, ou propose de continuer sur WhatsApp.

  4. 4

    Votre équipe reçoit la demande

    Résumé, transcription et enregistrement sont dans la console. La bonne personne est prévenue par e-mail, SMS ou WhatsApp.

Les tâches d'accueil qu'elle prend en charge

Celles qui occupent une personne d'accueil toute la journée, au téléphone et sur WhatsApp.

  • Décrocher sans faire attendre

    Aux heures de pointe, chaque appel est pris au lieu de sonner dans le vide. Le forfait ne limite pas le nombre d'appels simultanés.

  • Orienter vers le bon service

    Commercial, après-vente, comptabilité, astreinte : vous décrivez qui fait quoi, elle transfère selon la demande et vos horaires.

  • Prendre les messages

    Quand personne n'est disponible, elle note qui appelle, pourquoi et quand rappeler, puis prévient la personne concernée.

  • Répondre sur WhatsApp

    Le même agent répond sur le numéro WhatsApp que Natalia vous fournit, sans compte Meta à créer. Un appel peut basculer sur WhatsApp sans que le client répète sa demande.

  • Tenir l'accueil le soir et le week-end

    Hors horaires, elle prend les demandes et les transmet. Le lendemain, l'Accueil de la console montre ce qu'elle a pris en charge.

  • Vous laisser la main

    Depuis la console, vous pouvez reprendre un appel en cours : l'agent s'arrête et transfère l'appel vers le numéro choisi.

Personne d'accueil, répondeur ou SVI, réceptionniste IA : quelles différences ?

Trois façons de tenir un accueil téléphonique. Chacune a sa place.

Personne d'accueil, répondeur ou SVI, réceptionniste IA : quelles différences ?
CritèrePersonne d'accueilRépondeur ou SVIRéceptionniste IA Natalia
DisponibilitéHeures de présence24h/2424h/24
Plusieurs appels en même tempsUn appel à la foisFile d'attente ou messagerieOui, sans limite dans le forfait
Comprend la demandeOuiNon : touches ou message enregistréOui, en langage naturel
Répond aux questions courantesOuiNonOui, à partir de vos informations
Transfère avec le contexteOuiNonOui, avec un résumé
WhatsAppSelon votre organisationNonOui, avec le même agent
Accueil des visiteurs sur placeOuiNonNon
Réclamation sensible, négociationOuiNonNon : transfert à une personne

La réceptionniste IA ne remplace pas la personne qui accueille sur place. Elle prend les appels que cette personne ne peut pas prendre, et ceux qui arrivent quand elle n'est pas là.

Pour quels métiers ?

Là où le téléphone sonne pendant que l'équipe est occupée ailleurs.

Combien coûte une réceptionniste IA ?

Les tarifs publics de Natalia, hors taxes, sans frais de mise en place.

Agent Voice, forfait Essentiel

99 € HT/mois

700 minutes de conversation (environ 350 appels de 2 minutes), 1 numéro, appels simultanés illimités, 20 bascules WhatsApp comprises.

Agent Chat, forfait Essentiel

49 € HT/mois

Pour l'accueil écrit sur WhatsApp : 50 conversations WhatsApp comprises, puis 0,30 € la conversation.

Mise en place

0 €

Pas de frais d'installation. Remise de 12 % avec l'engagement annuel.

Tarifs publics HT relevés le 22 octobre 2026. Au-delà du forfait Voice : 0,20 € la minute. Forfaits Pro (249 €) et Entreprise (499 €) pour plus de volume. Voir le détail des forfaits

Mise en place : un pilote sur vos appels en 48 heures

  1. 1

    Votre numéro

    Vous gardez votre numéro habituel et le renvoyez vers l'agent, ou Natalia vous en fournit un. Pas de changement d'opérateur.

  2. 2

    Ses consignes

    Vous écrivez son premier message et ses instructions, choisissez sa voix et indiquez vers qui transférer selon la demande.

  3. 3

    Le pilote

    Vous l'essayez dans la console, puis sur de vrais appels. Vous élargissez son périmètre quand le résultat vous convient.

Questions fréquentes sur la réceptionniste IA

Une réceptionniste IA peut-elle remplacer une personne d'accueil ?
Elle reprend la partie téléphonique et WhatsApp du poste : décrocher, orienter, répondre aux questions courantes, prendre les messages, à toute heure. Elle ne remplace pas l'accueil physique des visiteurs, ni l'assistance du dirigeant. Les cas sensibles partent vers une personne de votre équipe, avec le contexte de l'appel.

Combien coûte une réceptionniste IA ?
Chez Natalia, l'agent vocal démarre à 99 € HT par mois avec 700 minutes de conversation et 1 numéro, sans frais de mise en place. Un accueil sur WhatsApp seul démarre à 49 € HT par mois avec l'agent Chat. Ce sont les tarifs publics au 22 octobre 2026.

Puis-je garder mon numéro de téléphone ?
Oui. Avec « Garder mon numéro », vos clients appellent toujours votre numéro habituel, que vous renvoyez vers l'agent. Vous pouvez aussi demander un nouveau numéro réservé à l'agent.

Que se passe-t-il quand la demande dépasse l'IA ?
Elle transfère l'appel à la personne ou au numéro prévu, avec un résumé, pour que l'appelant n'ait pas à se répéter. Quand personne ne peut prendre l'appel, par exemple hors horaires, elle prend un message complet et prévient la bonne personne. Depuis la console, vous pouvez aussi reprendre un appel en cours.

L'appelant sait-il qu'il parle à une IA ?
Vous écrivez le premier message de l'agent dans la console : il peut se présenter comme l'assistante IA de votre entreprise dès le début de l'appel. Nous conseillons de le dire clairement.

En quelles langues la réceptionniste IA répond-elle ?
En français et en anglais. D'autres langues peuvent être ajoutées selon vos besoins.

Peut-elle prendre des rendez-vous ?
Elle recueille la demande de rendez-vous de votre client et la transmet à votre équipe, ou l'enregistre dans votre outil de réservation si celui-ci a une API. Elle ne gère pas l'agenda personnel du dirigeant.

Quelle différence avec un accueil téléphonique automatique ?
La technologie est la même. Cette page décrit le poste : ce que la réceptionniste IA prend en charge et ce qu'elle laisse à votre équipe. Notre guide de l'accueil téléphonique automatique compare en détail standard classique, SVI, externalisation et IA.

Que deviennent les conversations ?
Chaque appel est transcrit et enregistré, puis consultable dans la console avec son compte-rendu. Les traitements d'IA sont confiés à des sous-traitants spécialisés, encadrés par contrat (DPA, article 28 du RGPD).

Aller plus loin

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