--- title: "Secrétaire IA : messages, rappels et WhatsApp 24h/24 | Natalia" description: "Secrétaire IA pour TPE, artisans et cabinets : messages, urgences triées, rappels transmis, WhatsApp. Sans agenda ni boîte mail. Dès 99 € HT/mois." url: https://getnatalia.com/fr/secretaire-ia lang: fr --- # Secrétaire IA : vos appels et vos messages WhatsApp pris en charge, 24h/24 Pendant que vous êtes en rendez-vous, sur un chantier ou fermé, Natalia répond au téléphone et sur WhatsApp. Elle note qui appelle et pourquoi, répond aux questions pratiques, repère l'urgence et vous transmet chaque demande. C'est un secrétariat téléphonique, pas un assistant de direction : votre agenda et votre boîte mail restent à vous. [Réserver une démo](https://getnatalia.com/fr/contact) [Voir les tarifs](https://getnatalia.com/fr/tarifs) **24h/24** au téléphone et sur WhatsApp **0 €** de frais de mise en place **48 h** pour un pilote sur vos appels ## Qu'est-ce qu'une secrétaire IA ? Une secrétaire IA est un agent qui tient le secrétariat téléphonique d'une petite structure. Elle répond aux appels et aux messages WhatsApp, prend des messages complets, répond aux questions pratiques, repère les urgences et transmet chaque demande de rappel ou de rendez-vous à la bonne personne. Elle répond à toute heure, sans file d'attente. Elle sert aux artisans, cabinets, agences et indépendants qui ne peuvent pas décrocher pendant leur travail. Elle ne gère ni votre agenda, ni votre boîte mail, ni vos tâches administratives : ce n'est pas un assistant de direction. Publié le 22 octobre 2026. Mis à jour le 22 octobre 2026. ## Ce que fait la secrétaire IA, et ce qu'elle ne fait pas Son périmètre : le téléphone et WhatsApp de vos clients. Le secrétariat administratif et votre organisation personnelle restent chez vous. ### Ce qu'elle fait - Répondre au téléphone et sur WhatsApp à toute heure, avec le premier message que vous avez écrit - Prendre des messages complets : nom, motif, coordonnées, moment où rappeler - Répondre aux questions pratiques : horaires, adresse, prestations, pièces à fournir - Repérer l'urgence selon vos règles et transférer l'appel au numéro prévu, avec un résumé - Transmettre les demandes de rappel et de rendez-vous par e-mail, SMS ou WhatsApp - Envoyer un SMS au client pendant ou après l'appel : adresse, lien, liste de pièces ### Ce qu'elle ne fait pas - Gérer votre agenda ou votre boîte mail - Accueillir les visiteurs sur place - Faire votre administratif : courrier, facturation, classement - Servir d'assistant de direction ou d'assistant personnel - Créer du contenu : ni posts, ni visuels, ni articles - Donner un avis professionnel, juridique, comptable ou médical : elle note la question et vous la transmet Si vous cherchez un assistant qui trie vos e-mails et organise vos journées, Natalia n'est pas le bon outil. Elle prend en charge ce que vos clients vous demandent au téléphone et sur WhatsApp. ## Un appel avec la secrétaire IA, étape par étape 1. 1 ### Elle répond L'appelant entend votre premier message, avec la voix choisie. Même si vous êtes déjà en ligne : le forfait ne limite pas les appels simultanés. 2. 2 ### Elle note Elle demande le nom, le motif, les coordonnées et le meilleur moment pour rappeler, puis reformule pour vérifier. 3. 3 ### Elle trie Question pratique : elle répond. Urgence selon vos règles : elle transfère vers le numéro prévu. Le reste devient un message. 4. 4 ### Vous rappelez Vous recevez la demande par e-mail, SMS ou WhatsApp. Transcription et enregistrement restent dans la console. ## Les tâches de secrétariat qu'elle prend en charge Celles qui vous interrompent en pleine journée, au téléphone et sur WhatsApp. - ### Prise de messages Chaque appel que vous ne pouvez pas prendre devient un message lisible : qui, pourquoi, comment le joindre. Plus de répondeur à réécouter. - ### Filtrage des appels Vous décidez de ce qui doit vous être transféré tout de suite et de ce qui peut attendre un rappel. - ### Demandes de rappel et de rendez-vous Elle recueille le créneau souhaité et vous le transmet. Si votre outil de réservation a une API, elle peut y enregistrer la demande. - ### Messages WhatsApp Vos clients écrivent sur WhatsApp, elle répond avec les mêmes informations qu'au téléphone, sur un numéro que Natalia vous fournit. - ### Permanence hors horaires Le soir, le week-end, pendant vos congés : les demandes sont prises et vous attendent au retour. - ### Envoi d'informations Adresse, lien, liste de pièces à fournir : elle les envoie par SMS au client pendant ou après l'appel. ## Secrétaire IA, télésecrétariat ou répondeur : lequel choisir ? Trois façons de ne pas laisser un appel sans réponse. Chacune a sa place. Secrétaire IA, télésecrétariat ou répondeur : lequel choisir ? | Critère | Secrétariat humain ou télésecrétariat | Répondeur | Secrétaire IA Natalia | | --- | --- | --- | --- | | Disponibilité | Horaires du poste ou du contrat | 24h/24 | 24h/24 | | Prend un message complet | Oui | Si l'appelant en laisse un | Oui, avec les questions que vous avez prévues | | Répond aux questions pratiques | Oui | Non | Oui, à partir de vos informations | | Repère l'urgence | Oui | Non | Oui, selon vos règles | | WhatsApp | Selon le prestataire | Non | Oui, avec le même agent | | Agenda, tâches administratives | Selon le contrat | Non | Non | | Situation délicate | Oui | Non | Non : l'appel vous est transféré | Un secrétariat humain garde l'avantage sur les situations délicates et le travail administratif. La secrétaire IA prend les appels et messages courants, à toute heure, et vous transmet le reste. ## Pour qui ? Les petites structures où la personne qui décroche est aussi celle qui travaille. - ### Expert-comptable Questions de clients et demandes de rappel triées pour le bon collaborateur. - ### Artisans et rénovation Demandes de devis notées pendant le chantier, avec l'adresse et le besoin. - ### Agence immobilière Appels pris pendant les visites, demandes transmises à l'agent concerné. - ### Assurance Messages pour le bon conseiller, urgences de sinistre transférées. - ### Santé et matériel médical Demandes de clients notées et transmises, sans avis médical. - ### Restauration Le téléphone pris en plein service, la demande notée et transmise. ## Combien coûte une secrétaire IA ? Les tarifs publics de Natalia, hors taxes, sans frais de mise en place. Agent Voice, forfait Essentiel 99 € HT/mois 700 minutes de conversation (environ 350 appels de 2 minutes), 1 numéro, appels simultanés illimités, transcription et enregistrement. Agent Chat, forfait Essentiel 49 € HT/mois Pour les messages WhatsApp seuls : 50 conversations WhatsApp comprises, puis 0,30 € la conversation. Mise en place 0 € Pas de frais d'installation. Remise de 12 % avec l'engagement annuel. Tarifs publics HT relevés le 22 octobre 2026. Au-delà du forfait Voice : 0,20 € la minute. Forfaits Pro (249 €) et Entreprise (499 €) pour plus de volume. [Voir le détail des forfaits](https://getnatalia.com/fr/tarifs) ## Mise en place : un pilote sur vos appels en 48 heures 1. 1 ### Votre numéro Vous renvoyez votre numéro habituel vers l'agent, ou Natalia vous en fournit un. Pas de changement d'opérateur. 2. 2 ### Vos règles Vous écrivez son premier message, ce qu'elle doit savoir sur votre activité, ce qui compte comme une urgence et qui prévenir. 3. 3 ### Le pilote Vous l'essayez dans la console, puis sur vos vrais appels. Vous ajustez ses consignes au fil des premiers jours. ## Questions fréquentes sur la secrétaire IA ### Une secrétaire IA remplace-t-elle une secrétaire ? Pour le téléphone et WhatsApp, elle prend les appels courants, les messages et les demandes de rappel, à toute heure. Elle ne fait pas le travail administratif (courrier, facturation, classement), ne gère pas votre agenda et ne reçoit pas les visiteurs. Elle sert d'abord à ce qu'aucun appel ne sonne dans le vide. ### Quelle différence entre une secrétaire IA et un télésecrétariat ? Un télésecrétariat est une équipe humaine qui prend vos appels selon les horaires du contrat. Une secrétaire IA est un agent vocal : elle répond à toute heure, sans attente, répond aussi sur WhatsApp et vous transmet chaque demande dès la fin de l'échange. Pour une situation délicate, une personne reste préférable : l'IA vous transfère l'appel. ### Une assistante virtuelle IA, c'est la même chose ? Le terme recouvre deux choses. Un assistant personnel, qui trie vos e-mails et organise vos journées : Natalia n'en est pas un. Une assistante virtuelle qui répond à vos clients au téléphone et sur WhatsApp : c'est ce que fait la secrétaire IA Natalia. ### Combien coûte une secrétaire IA ? Chez Natalia, l'agent vocal démarre à 99 € HT par mois avec 700 minutes de conversation et 1 numéro, sans frais de mise en place. Pour les messages WhatsApp seuls, l'agent Chat démarre à 49 € HT par mois. Ce sont les tarifs publics au 22 octobre 2026. ### Peut-elle gérer mon agenda ? Non. Elle ne gère ni votre agenda ni votre boîte mail. Elle recueille les demandes de rendez-vous de vos clients et vous les transmet, ou les enregistre dans votre outil de réservation si celui-ci a une API. ### Comment suis-je prévenu d'un message ? Par e-mail, par SMS ou sur WhatsApp, selon ce que vous choisissez. Chaque conversation reste dans la console, avec sa transcription et son enregistrement. ### Mes clients savent-ils qu'ils parlent à une IA ? Vous écrivez le premier message de l'agent : il peut se présenter comme l'assistante IA de votre cabinet ou de votre entreprise dès le début de l'appel. Nous conseillons de le dire clairement. ### Puis-je garder mon numéro ? Oui. Avec « Garder mon numéro », vos clients appellent toujours votre numéro habituel, que vous renvoyez vers l'agent. Natalia peut aussi vous fournir un nouveau numéro réservé à l'agent. ### Que deviennent les conversations ? Chaque appel est transcrit et enregistré, puis consultable dans la console avec son compte-rendu. Les traitements d'IA sont confiés à des sous-traitants spécialisés, encadrés par contrat (DPA, article 28 du RGPD). ## Aller plus loin - ### Réceptionniste IA L'accueil téléphonique et WhatsApp des entreprises dont le standard sature - ### Guide de l'accueil téléphonique automatique Standard classique, SVI, externalisation ou IA : le comparatif détaillé - ### Agent IA WhatsApp Répondre à vos clients sur WhatsApp, 24h/24 - ### Agent IA SMS Envoyer une information au client pendant ou après l'appel - ### Tarifs Les forfaits Voice, Chat, Mail et Analyse ## Essayez la secrétaire IA sur vos appels Démo de 30 minutes sur vos cas, puis un pilote sur vos vrais appels en 48 heures. [Réserver une démo](https://getnatalia.com/fr/contact)